En bref : quand le bureau d'une association change et que personne n'a plus les accès au site, ils se récupèrent : rassemblez les statuts, le procès-verbal d'élection du bureau et la pièce d'identité du représentant légal, puis demandez les accès à l'hébergeur et au prestataire du nom de domaine. Pour que cela n'arrive plus, trois règles suffisent : des comptes au nom de l'association, des mots de passe partagés de façon sûre et une procédure écrite sur une page. Une checklist gratuite est proposée à la fin de l'article.
Chaque année, des associations changent de bureau. Le trésorier part, la secrétaire déménage, et la personne qui « s'occupait du site » passe la main. Si personne ne sait où se trouvent les accès, le site continue de fonctionner, jusqu'au jour où il faut le modifier, renouveler le nom de domaine ou corriger une erreur.
Une chronique récente du Journal du Net, signée Lucas Robin (MangoAsso, éditeur d'un logiciel pour associations), fait le même constat : à chaque passation, les mots de passe, les historiques et les méthodes risquent de se perdre. Lire la chronique sur le Journal du Net.
Pourquoi la passation est le moment le plus risqué
Dans une association, la connaissance du site repose souvent sur une seule personne : elle sait où se connecter, qui a créé le nom de domaine, quand l'hébergement se renouvelle. Quand elle part, cette connaissance part avec elle.
Les conséquences possibles sont concrètes : un nom de domaine qui expire (le site et les adresses e-mail s'arrêtent), un site impossible à corriger, des messages qui arrivent dans une boîte que plus personne ne lit, ou des accès qui restent ouverts pour des personnes qui ne font plus partie de l'association.
Les accès à transmettre
Commencez par dresser la liste de tout ce qui fait fonctionner le site et la communication de l'association :
- Le nom de domaine : l'adresse du site, par exemple monassociation.fr.
- L'hébergement : le service qui héberge les fichiers du site.
- L'administration du site : l'espace où l'on modifie les pages et les actualités.
- La messagerie : les adresses e-mail au nom de l'association.
- La newsletter et les outils d'envoi de messages.
- La billetterie et le paiement en ligne, s'il y en a.
- Les réseaux sociaux de l'association.
- La fiche Google de l'association et Search Console, si elles existent.
- Les autres abonnements : logiciels, sauvegardes, outils partagés.
Pour chacun, notez trois informations : qui est titulaire du compte, quelle adresse e-mail y est rattachée et à quelle date l'abonnement se renouvelle.
Mettre les comptes au nom de l'association
Le titulaire du nom de domaine et de l'hébergement doit être l'association elle-même, pas un bénévole ni un prestataire. Si la personne titulaire quitte l'association, c'est elle seule qui pourra agir sur ces comptes. Vous pouvez vérifier le titulaire depuis l'espace client du service concerné, ou le demander au prestataire.
Quelques réflexes simples :
- Utilisez une adresse générique (par exemple contact@votre-association.fr) pour recevoir les alertes de renouvellement et de sécurité, plutôt qu'une boîte personnelle.
- Faites en sorte qu'au moins deux personnes aient accès aux comptes essentiels.
- Vérifiez que les coordonnées de facturation sont à jour, pour ne pas manquer une échéance.
Gérer les mots de passe sans les perdre
Les mots de passe ne doivent ni circuler par e-mail, ni être écrits sur un papier, ni rester dans la tête d'une seule personne. Deux solutions complémentaires :
- Un gestionnaire de mots de passe partagé : un outil qui conserve les mots de passe de façon sécurisée et permet de les transmettre au nouveau bureau sans les écrire.
- La double authentification sur les comptes essentiels (nom de domaine, hébergement, messagerie), qui ajoute une seconde vérification à la connexion.
Après chaque départ, changez les mots de passe des services concernés et supprimez les accès de la personne. La CNIL propose des recommandations sur les mots de passe et sur l'authentification multifacteur.
Documenter l'essentiel sur une page
Une seule page, claire, suffit souvent à éviter les pertes d'information. Elle peut contenir :
- où se trouve chaque compte et qui en est titulaire (sans y écrire les mots de passe) ;
- comment publier une actualité ou un événement ;
- qui contacter en cas de problème (prestataire, hébergeur) ;
- les dates de renouvellement du nom de domaine et de l'hébergement ;
- où se trouvent les sauvegardes.
Rangez cette page dans un espace partagé accessible à plusieurs membres du bureau, et relisez-la à chaque changement de bureau.
Et si les accès sont perdus ?
Une association que j'accompagne l'a vécu : un ancien prestataire a publié un message inapproprié sur son site, et personne au sein de l'association n'avait les accès pour le retirer. Les accès ont finalement pu être récupérés auprès de l'hébergeur, mais l'association a dû gérer la situation sans pouvoir agir elle-même sur son site.
Si vous êtes dans ce cas, voici la marche à suivre générale. Les démarches varient d'un prestataire à l'autre : demandez-lui la liste précise des justificatifs exigés.
- Rassemblez les documents de l'association : statuts, procès-verbal d'élection du bureau, pièce d'identité du représentant légal.
- Contactez l'hébergeur et le prestataire du nom de domaine pour demander la récupération des accès au nom de l'association.
- En cas de contenu inapproprié, demandez une mise hors ligne temporaire du site le temps de reprendre la main.
- Une fois les accès récupérés, changez tous les mots de passe, supprimez les anciens accès et faites une sauvegarde.
N'oubliez pas les données personnelles
Un changement de bureau est aussi le bon moment pour vérifier qui peut consulter le fichier des adhérents. Retirez les accès des membres qui ont quitté l'association, limitez-les aux personnes qui en ont besoin, et mettez à jour les mentions légales du site (nom du responsable de la publication) ainsi que la politique de confidentialité. La CNIL propose des ressources dédiées aux associations.
La checklist de passation
J'ai rassemblé ces points dans une checklist gratuite, à imprimer ou à remplir à l'écran, que vous pouvez utiliser à chaque changement de bureau.
Ouvrir la checklist de passation (à remplir à l'écran ou à imprimer)
Vous préférez un document à remplir à la main ? Télécharger la version PDF imprimable (PDF, 90 Ko).
Et si le site est encore sur un hébergement gratuit ?
Un site sur un hébergement gratuit est souvent le plus difficile à transmettre : les comptes sont rattachés à une adresse personnelle et les conditions peuvent changer sans prévenir. Mon article sur le passage d'un hébergement gratuit à un site professionnel détaille quand et comment franchir le pas, et celui sur le choix d'un hébergeur explique comment comparer les offres.
Un accompagnement adapté aux associations
J'aide les associations à préparer la passation de leur site, à mettre les comptes à leur nom et à former le nouveau bureau. Mes tarifs sont réduits pour les associations loi 1901 : découvrez le détail.
Questions fréquentes
À qui doit appartenir le nom de domaine d'une association ?
À l'association elle-même. Le nom de domaine ne doit pas être au nom d'un bénévole ou d'un prestataire : si cette personne quitte l'association ou ne répond plus, l'association ne pourrait ni le renouveler ni le modifier.
Faut-il changer les mots de passe à chaque changement de bureau ?
Oui, au minimum ceux des services essentiels (nom de domaine, hébergement, administration du site, messagerie), et il faut supprimer les accès des personnes qui sont parties.
À quelle fréquence mettre à jour la liste des accès ?
À chaque changement de bureau, et au moins une fois par an. Une revue annuelle permet de repérer un abonnement qui expire ou un accès devenu inutile.
Que faire si la personne qui gérait le site part sans prévenir ?
Rassemblez les documents de l'association (statuts, procès-verbal d'élection du bureau), puis contactez l'hébergeur et le prestataire du nom de domaine pour demander la récupération des accès. Chaque prestataire a sa procédure : demandez-lui la liste des justificatifs exigés.
Peut-on confier la passation à un prestataire ?
Oui, un prestataire peut vous aider à faire l'inventaire des accès, à rédiger la documentation et à former le nouveau bureau. Les comptes doivent toutefois rester au nom de l'association, pas du prestataire.
